Úkoly
Srdce systému, do něhož zapadá všechno ostatní.
Úkoly drží provoz pohromadě. Nejsou to odškrtávací seznamy: úkol umí viset na zakázce, objednávce i na kusu majetku, takže je vždycky vidět, čeho se týká a kdo za něj odpovídá.
Co modul umí
Termíny a priority
Každý úkol má odpovědnou osobu, termín a prioritu. Co je po termínu, se v seznamu samo označí červeně a odznakem „Po termínu“, takže to nemusíte hlídat očima. Filtr nahoře přepíná mezi aktivními, hotovými a všemi.
Kategorie a podkategorie
Kategorie se do sebe dají nořit: Údržba → Vozový park, IT → Hardware. Ke kategorii jde přiřadit výchozího řešitele a nový úkol tím pádem rovnou padne na správného člověka, aniž by ho někdo musel ručně přiřazovat.
Založení úkolu
Kromě názvu, termínu a priority se úkol rovnou naváže na doklad: na zakázku, objednávku, majetek, fakturu i předplatné. Místo řešitele jde zadat celé oddělení; úkol pak visí oddělení a převezme si ho, kdo se ho ujme.
Uvnitř úkolu
Detail drží pohromadě popis, stav, komentáře a odkaz na navázaný doklad. Diskuze zůstává u úkolu, ne v e-mailu, takže se po půl roce dá dohledat, proč se rozhodlo tak, jak se rozhodlo.
Víc řešitelů na jednom úkolu
Když na věci dělá několik lidí, přidají se k úkolu jako další řešitelé. Vidí ho a mohou na něm pracovat stejně jako hlavní řešitel. Ten zůstává jeden a chodí mu upozornění, jinak by se nedalo poznat, kdo to má dotáhnout. Od úkolu zadaného celému oddělení se to liší tím, že tady jsou lidé určení jmenovitě, nečeká se, kdo si to vezme.
Projekty
Úkoly, které patří k jedné akci — rekonstrukci, dotaci, nákupu — se dají sdružit pod projekt. Postup se nezadává ručně, počítá se z podílu hotových úkolů, protože ručně psané procento nikdo neaktualizuje a po měsíci lže. Projekty jsou záložka v tomtéž seznamu, ne další stránka.
Co tým zavřel a co má rozdělané
Otázka, kterou vedoucí řeší každé pondělí: kdo minulý týden co dodělal, kdo je zavalený a komu hoří termín. Řádek na člověka, období na přepnutí a rozkliknutí ukáže konkrétní zavřené úkoly. Správce může přepnout mezi celým týmem a svými přímými podřízenými.
Podúkoly
Větší úkol se rozpadne na kroky. Podúkoly mají vlastní řešitele a termíny a v seznamu jsou vidět odsazené pod rodičem, takže je jasné, k čemu patří. Pokud si z úkolu uděláte šablonu, podúkoly v ní zůstanou taky.
Zastupitelnost při nepřítomnosti
Před dovolenou si nastavíte zástup a kolega po tu dobu vidí a řeší vaše úkoly. U úkolu je pak přímo v seznamu odznak, kdo koho zastupuje a do kdy. Zástup jde přidělit jen v rámci týmu: kolegovi z oddělení, vedoucímu nebo podřízenému.
- Úkol lze navázat na majetek, objednávku, zakázku, fakturu i předplatné.
- Předplatné vytvoří úkol před splatností samo.
Začněte jedním, další přidáte kdykoliv.
Každý modul se platí zvlášť. Když jich máte víc, data si mezi sebou předávají samy.
Vyzkoušejte to na vlastní agendě.
První měsíc je zdarma a máte v něm všechny moduly. Platební kartu nezadáváte.
nebo nám nejdřív napište